• Odpovědnost za aktualizaci: Povinnost aktualizovat evidenci mají provozovatelé sítí a subjekty veřejného sektoru, které vlastní nebo ovládají fyzickou infrastrukturu.​
• Formát a rozsah dat: Aktualizace se provádí v určeném standardizovaném formátu, aby byla zajištěna kompatibilita a použitelnost údajů v Digitální technické mapě (DTM) krajů.​
• Okamžik a lhůty:
  • Všechny změny, nové stavby nebo zániky je třeba ohlásit správci databáze bez zbytečného odkladu.
  • Nejzazší lhůta pro nahlášení aktualizace je obvykle do pěti pracovních dnů po změně.​
• Obsah aktualizace: Zapisují se nejen nové objekty a změny, ale též údaje o zahájení užívání stavby či jiné významné změně stavu infrastruktury.
• Závazek přesnosti: Data musí být správná a aktuální, odpovědné subjekty mají povinnost evidenci pravidelně udržovat a potvrzovat její správnost.​

Právní rámec a povinnosti

Aktualizace evidence je upravena v článku 4 nařízení 2024/1309/EU (GIA), přičemž detailní povinnosti mohou být dále upřesněny adaptačním zákonem a souvisejícími národními předpisy. Povinné subjekty musí spolupracovat se správcem databáze DTM, poskytovat údaje v předepsaném formátu a včas plnit ohlašovací povinnost.​

Doplnění údajů a jejich aktualizace jsou zásadní pro to, aby ostatní subjekty mohly plánovat stavební akce a koordinovat své projekty pomocí aktuálních a spolehlivých informací.